Mittlerweile gibt es sehr viele Cloud – Anbieter, die viele benutzen. Doch welche sind die besten und einfachsten zu bedienen? In dieser Episode erzähle ich euch, welche Clouds ich benutze, mit denen ich ganz zu frieden bin.

In dieser digitale Daten Episode:

• Organisation von digitalen Daten
• Clouds

Links zu Dingen, über die ich spreche:

• Dropbox
• Apple
• OneDrive
• Windows
• WhatsApp
• YouTube

Wie du deine digitalen Daten organisiert bekommst 2020
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Transcript

He he, he!

Herzlich willkommen zur neuen Woche! Heute gibt's einen Podcast über ein Thema, das man beim Thema Geld nicht sofort auf der Pfanne hat. Aber wie du weißt. Zeit ist Geld, und damit ist es immer gut, Zeit zu sparen. Das heißt nicht, dass du hektisch und unkonzentriert arbeiten sollst. Das heißt aber, dass du mit Sinn und Verstand arbeiten solltest, um Zeit vernünftig einzuteilen.

digitale Daten

Und deswegen [00:00:30] ist es unheimlich wichtig, dass du gerade deine digitalen Daten sauber organisiert. Das geschieht nicht nur auf dem Laptop oder auf dem Computer. Nein. Das geschieht auch auf dem Handy. Und wie du deine digitalen Daten gut organisiert bekommst oder wie ich das mache.

Das könnte dir über die Wochen, über die Monate und übers Jahr hinweg unheimlich viel Zeit sparen. Und dadurch [00:01:00] möchte ich dir helfen, produktiver zu werden. Und dadurch möchte ich dir helfen, im Endeffekt unterm Strich mehr Geld zu haben. Also das Erste, was ich gemacht habe, ist Ich habe vor.

digitale Daten

Es sinniert schon ein paar Jahre, vier oder drei. Ich bin mir nicht sicher. Ich weiß es nicht. Aber es ist. Es gab eine Zeit, da ist dann auf einmal mein Rechner platt gegangen. Ich hatte nur ein Laptop [00:01:30] und musste mir neun holen. Was mich immer unheimlich aufregt, ist Apple macht es ja anders. Aber ich bin Windows Freund. Also bei meinen Handys und bei meinem Tablet geht nichts über Apple.

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Also ich liebe Apple. Bei meinem Desktop hier möchte ich Windows, weil ich akzeptiere einfach nicht die Einschränkungen, die Apple raushaut. Ich arbeite gerne mit mit den STANDARD Windows Programmen, wenn Sie [00:02:00] mal vernünftig aufgehen, die Office und so weiter. Outlook ist ja ein Graus, geht man auf einmal nicht. Aber es ist ein anderes Thema. Und da ist die Daten Präsenz sehr wichtig.

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Und von daher habe ich bereits vor drei oder vier Jahren meine komplette Festplatte in die Cloud ausgelagert. Die Cloud sollte jedem heutzutage ein Begriff sein. Ich darf aber nichts voraussetzen. Die Cloud ist im Prinzip Speicherplatz im Internet, den [00:02:30] ich kostenlos oder gegen Geld nutzen kann. Dabei unterscheide ich. Ich nutze verschiedene Cloud Anbieter, wie zum Beispiel die Dropbox.

Ich bin ein großer Freund der Dropbox. Schon allein da kommen wir gleich auf die Vorteile zu sprechen. Oder auch OneDrive. Ich benutze SkyDrive, und ich habe auch noch mehrere eigene Clouds mit meinem Geschäftspartner zusammen. Das heißt, wir haben einen eigenen Server, und auf dem Server kann man sich [00:03:00]

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tatsächlich kostenlos Cloud Software installieren. Und diese Cloud Software, die kannst du dir auf meinem Handy und auf dem PC auf dem Laptop überall installieren. Dann hast du deine eigene Klaut und dann hast du auf deinem eigenen Server deine eigene Cloud. Und dann musst du auch keine Angst mehr haben, dass über die Dropbox so jemand daran kommt, wer da mehrere Tipps haben will.

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Da gibt mein Partner sicherlich gerne mal ein Coaching raus. Wenn das gefordert ist, dann können wir mal ein Live Coaching abends machen. Das [00:03:30] wird nicht so teuer sein. Wer da was haben will, bitte bei mir melden.

Also, ich habe alle meine Daten ins Internet gelegt. Ich habe alle meine Daten in der Cloud. Das ist das Erste. Was bringt das für Vorteile? Nun, ich komme weltweit, wenn ich einen Internet-Zugang habe, an meine Daten heran, und zwar in mein Original PC an alle Daten. Was hat es noch für einen Vorteil? Ich kann alle meine Daten mit meinen virtuellen Mitarbeitern teilen.

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Wenn ich diesen Podcast hier fertig., mache ich WhatsApp [00:04:00] in die Türkei. Hey, kannst du mir bitte meinen Podcast fertig machen? Dann wäre das erledigt. Dann hat meine virtuelle Assistentin Zugriff auf die Audiodateien, auf die Videos, auf die Sprache, auf die schreibt Dateien und so weiter und kann natürlich alles im Original, ohne dass es dauerhaft kopiert werden muss, bearbeiten.

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Das empfinde ich als Riesenvorteil. Nachteil ist natürlich, dass am Original gearbeitet wird. Was [00:04:30] ist da wichtig? Wichtig ist, dass diese Daten sinnvoll strukturiert werden, dass nicht nur ich, sondern auch andere damit zurecht kommen, und zwar nach einem System.

Als erstes entscheide ich mal. Welche Daten auf welche Cloud kommen, welche braucht garantiert nur ich und welche muss ich teilen? Schon als erste? Das zweite ist [00:05:00] Ich muss Haupt Kategorien für die Daten etablieren. Also beispielsweise eine Kategorie Bei mir ist Podcast ab März gedacht. Der Podcast ist dann alles Mögliche vorhanden, eine andere Kategorie ist einfach Bilder.

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Jetzt kann man schon wieder sagen Welche Bilder kommt in den Ordner Bilder alles rein geschäftlich und privat. [00:05:30] Oder welche Bilder kommen wo rein? Das ist schon mal ganz schwierig. Ich habe eine Kategorie Finanzen, damit ich aber geschäftlich und privat trenne.

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Hat jede meiner Firmen auch noch einen extra Ordner. Das heißt, geschäftliche Bilder kommen in den Geschäftspartner, private Bilder kommen alle in den Ordner Bilder. So also. Ich etabliere Hauptkategorien. Wie du die stellst, ist erst einmal egal. Geh mal [00:06:00] hin und sienach. Was ist denn das, womit er am meisten Arbeit ist? Ich persönlich arbeite sehr viel mit Audio-Dateien. Wenn du kein podcaster bist, dann tust du das nicht, und dann musst du auch die Audiodatei und die Friesenplatz weg. Aber ich bin da auf hohem Niveau. Jammern Frag doch mal einen YouTubern.

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Von daher.

Wenn du, wenn du YouTuber bist, auch gut oder wenn du Blogger bist, dann hast du viel mit mit Textdateien zu tun. Wenn du [00:06:30] YouTuber bist, viel mit Videodateien ist ganz klar. Dann kategorisieren das aber auch. Wenn du podcaster bist, kann ich dir auch ein Beispiel machen.

Dann generiere Polder und Schubser, Polder, Unterkategorien und erstelle, egal, was du bist oder was du nicht bist, erstelle Vorlagen. Eine der wichtigsten Ordner, die ich dir mitgeben kann, ist der Ordner E-Mails oder wie ich ihn nenne, Schriftverkehr und darunter dann E-Mails, weil du kannst ja auch unter. Und [00:07:00] das solltest du auch. Beispielsweise alle naselang mal den WhatsApp Desktop Ordner einfach mal kopieren und da rein.

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Und bei den Emails ist es jetzt ganz wichtig, gerade wenn es um Kommunikation. Ich fange mal anders an. Ich bevorzuge inzwischen WhatsApp, weil WhatsApp immer chronologisch ist. E-Mail ist immer durcheinander.

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Whatsapp ist chronologisch auf mein Gesprächspartner bezogen, hat [00:07:30] aber den Nachteil, dass ich dem Gesprächspartner keine Tags anhängen kann, weil ich vergesse. Ab und zu nahm mich irgendjemand mal was? Fragten ich mich auch eine Woche gut mit ihm unterhalte, dann ist das ja schön und gut.

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Nach einem halben Jahr habe ich seinen Namen vergessen, und ich kann also sehr schlecht nachsuchen, kann allerdings alle Gesprächs Verläufe durchsuchen und finden das meistens mit ein bisschen Aufwand die Menschen wieder.

Ganz anders ist es bei E-Mails, die sind, wenn du deine E-Mails in [00:08:00] einem E-Mail-Programm wie beispielsweise Outlook hast oder Gmail oder so. Dann sind die immer irgendwie durcheinander, und ich persönlich bevorzuge es, wenn ich auch nachweislich gerade bei einem Kunden einen Gesprächsverlauf haben muss. Dann geh bitte hin und speichere jede E-Mail im Ordner ab, und zwar nach folgendem System.

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Du gehst hin. Und schreibst zuerst das Datum hin und zwar rückwärts, [00:08:30] wie es die Amerikaner machen vierstellige Jahreszahl, zweistellige Monatsgehalts, zweistellige Tagesziel. Anschließend kommt die Uhrzeit vierstellig Beispiel 11 27. Wenn es also, wenn die Möglichkeit besteht, dass du mehrere E-Mails am Tag mit diesem Kunden schreibst jetzt hast du schon mal eine Chronologie, die Windows als Zahl versteht und dementsprechend [00:09:00] auch nacheinander ablegt.

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Diese Chronologie kann man leicht lesen, man kann sie aber auch leicht überlesen. Wenn man hintendran jetzt zum Beispiel des Gesprächs Topik haben will. Für das heutige Datum würden wir schreiben 20 zwanzig null zwei eins null null sechs null null. Wenn das um sechs Uhr morgens ist und dann?

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Das musst du jeder E-Mail, dieser STANDARD, [00:09:30] E-Mail Sachen Re Re Re Re Re Die lässt du weg. Sondern du kannst die E-Mails auch durch nummerieren in eins, zwei, drei, vier, fünf oder wenn sehr wichtige Inhalte drin sind, die wichtigsten Stichworte aus der E-Mail oder was in der E-Mail angehängt ist.

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Wenn da ein PDF oder Bilder dran sind, die wichtig sind. Dann schreibt das in den Titel, damit du weißt, dass es drin ist. Dann machst du dein E-Mail Ordner auf und kannst nachforschen [00:10:00] Wann haben wir was gekriegt? Und du hast einen chronologischen Ablauf, ähnlich wie in den WhatsApp. E-Mails sind mit das Wichtigste, dass die sauber abgelegt werden. Das möchte ich dir mitgeben. Wie gesagt Hauptkategorien und dann Unterkategorien.

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Schritt 4 ist die Namensgebung der Daten, das haben wir grad gesagt [00:10:30] und fangen einfach immer an mit dem Datum.

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Dann ist es immer chronologisch. Jetzt noch ein kleiner Tipp Wenn du.

Noch chronologisch arbeiten willst, sagen wir mal, du hast. Ein junges Start up Durst Kunden, aber du hast auch nicht allzu viele Kunden. Es kommt nicht jeden Tag fünf dazu. Wenn du jetzt für ein Projekt [00:11:00] Daten abspeichern möchtest, kannst du für jedes Projekt eine Liste anlegen und für jede Karte eine Datenaffäre, oder? Wenn du ganz viele Bilder oder Videos ablegen musst, dann kannst du für das Projekt.

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Du hast 50, 60 Videos, da machst du für jedes Video eine Karte, weil Strehlow erlaubt es dir kostenlos. Das ist der Wahnsinn. Daten anzeigen und ich nutze das auch für den Podcast. Wie geil [00:11:30] ist das denn, dass ich einfach eine Karte machen kann? Ich persönlich nutze beispielsweise auch als Redaktionsbüro.

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Jeder Monat bekommt eine Liste, jeder Tag bekommt eine oder mehrere Karten, und in die Karte kann ich dann zum Beispiel Audio, Falz reinlegen. Ich kann Bilder reinlegen, ich kann Videos hinterlegen, ich kann Links hinterlegen, und es kostet mich nichts. Das Coole ist Ich habe am Anfang eine übersicht. Ich muss da nur drauf klicken. Und auch da haben die Mitarbeiter, Teams und virtuelle Assistenten Zugriff drauf. Das [00:12:00] ist so ein kleiner Geheimtipp, das ist ein die Wildsau.

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Methode aber ist ja kostenlos. Ich habe eine bezahlte Version, kann ich auch empfehlen. Und dann kannst du es als unendlichen Speicherplatz benutzen. Gerade wenn es projektbezogen Kunden bezogen ist. Oder du hast ein System auf, beispielsweise nur für deinen YouTube-Kanal.

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Und dann machst du eine Playlist für machst du eine Liste für die Playlist. Da hast [00:12:30] du dann die Videos rein, und wenn du die Karten auch noch kombiniert mit einem Datum und deren Aton holzen Kalender ändern, dann hast du sogar einen Kalender.

übersicht. Alle Daten in einem Kalender drin, kannst drauf klicken und weiß genau, wo welche Daten liegen. Das war schon mit der Megathema seit einigen Jahren, das kann ich dir sagen. Ich benutze Strehlow teilweise als [00:13:00] Festplatten Ersatz, und das Coole ist halt Du kannst alles hin und her schieben.

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Wer kennt, weiß, was ich meine nicht kennt. Einfach mal kurz kennenlernen. YouTube ist ein Freund, oder auch da können wir mal ein kurzes webinar machen, wenn da mal jemand braucht.

Wenn ihr jetzt wirklich nicht kennt, dann sag ich mal kurzen webinar machen wir mal abends, tragen uns ein, und ich zeig mal ganz entspannt, wie funktioniert. Ich kann sicherlich [00:13:30] auch nicht alles, aber ich kann genug, dass es ein Schweines Spaß macht. Ja, das war es jetzt auch schon wieder von mir.

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Ich wünsche dir einen ganzen schönen Tag, und wir hören uns dann morgen wieder gesund und munter. Und nicht vergessen das Gewinnspiel noch bis zum 15. Februar noch fünf Tage haben. Du kannst ein Coaching gewinnen, von mir einfach nur auf meine Website gehen. Panzerknacker minus podcaster warten, bis das Popup kommt. Da ist es nur eine Frage ausfüllen. [00:14:00]

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Und dann kannst du dieses Jahres Coaching im Wert von 18 000 Euro gewinnen. Und ich helfe dir mit allem, womit du geholfen werden möchtest. Womit ich dir helfen kann. Das war's auch schon wieder. Und? Wenn du Fragen stellt, Fragen per E-Mail per Sprachnachrichten auf der Webseite. Ansonsten Denk dran sei die Stimme, nicht das Echo. Alles klar? Danke!